Náhrady zaměstnanci za opotřebení vlastního nářadí

Náhrady zaměstnanci za opotřebení vlastního nářadí.

            Problematika náhrad za opotřebení vlastního nářadí zaměstnance se dotýká, při přehlédnutí veškerých předpisů souvisejících s bezpečností práce, platného zákoníku práce a zákona o daních z příjmů.

            Tento článek nebude zaměřen na poskytování náhrad za použití vlastních dopravních prostředků, pro která platí jiná ustanovení právních předpisů.

            Ze zákoníku práce vyplývá prvořadá povinnost zaměstnavatele vybavit své zaměstnance mimo jiné i pracovními prostředky pro výkon určené pracovní činnosti, vyplývající z pracovní smlouvy. 

            Rovněž podle zákoníku lze však sjednat, popřípadě stanovit nebo určit podmínky, za kterých je možno použít vlastní nářadí, zařízení nebo jiné předměty zaměstnance k výkonu pracovní činnosti pro zaměstnavatele. Nedílnou součástí těchto podmínek je i výše a způsob poskytnutí náhrad za opotřebení vlastního nářadí zaměstnanci zaměstnavatelem.

            Způsob úhrady náhrad je zcela na dohodě mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem. Náhrada může být například hrazena denně, týdně měsíčně, ročně, v hotovosti, na účet. Může být rovněž součástí vyplácené mzdy.          

            Přijatá náhrada se dle zákona o daních z příjmů nepovažuje z pohledu zaměstnance za příjem ze závislé činnosti a není předmětem daně (daň se z takto dosaženého příjmu nehradí).

            Současně se z těchto náhrad neodvádí sociální ani zdravotní pojištění.

            Co se týče stanovení výše náhrad, vychází se ze tří možných variant.

            První možností je náhrada do výše skutečných výdajů za vlastní nářadí zaměstnance. Příklad: Zaměstnanec při plnění pracovního úkolu se souhlasem zaměstnavatele použil vlastní brusku, kterou během této činnosti zcela opotřeboval. Tento zaměstnanec předložil zaměstnavateli doklad o nákupu zmiňované brusky. Zaměstnavatel si pořídil kopii tohoto dokladu (pro následnou průkaznost vůči kontrolním orgánům) a uhradil náhradu ve výši hodnoty brusky ve mzdě zaměstnanci.

            Druhou variantou je náhrada ve výši paušálu stanoveného zaměstnavatelem na základě kalkulace skutečných výdajů.

Příklad: Zaměstnanec při plnění pracovních úkolů se souhlasem zaměstnavatele používá vlastní počítač v pořizovací ceně u zaměstnance Kč 25.000,-. Tento počítač bude mít dle kalkulace zaměstnavatele za 24 měsíců používání zůstatkovou hodnotu Kč 1.000,-. Zaměstnavatel si pořídí kopii dokladu o nákupu počítače (pro následnou průkaznost vůči kontrolním orgánům) a bude zaměstnavateli hradit každý měsíc částku Kč 2.000,- např. v hotovosti ke každému 1. dni v měsíci.

            Třetí případ nastává v momentě, kdy se jedná o používání vlastního zařízení, které však svojí hodnotou a dobou používání naplňuje znaky hmotného majetku podle zákona o daních z příjmů. Zde lze jako daňově účinný výdaj u zaměstnavatele a daňově neúčinný příjem u zaměstnance uznat vyplacenou náhradu maximálně do výše, v jaké by zaměstnavatel uplatňoval odpisy srovnatelného majetku při rovnoměrném odepisování v dalších letech odepisování.

Příklad: Zaměstnanec při plnění pracovních úkolů se souhlasem zaměstnavatele používá vlastní autodrom v pořizovací ceně u zaměstnance Kč 360.000,-. Výše náhrady hrazené zaměstnavatelem zaměstnanci může činit maximálně částku Kč 80.100,- (360.000 x 0,2225). I zde je samozřejmě nutné prokázat pořizovací cenu majetku kontrolním orgánům. 

            V případě, že by zaměstnavatel vyplatil zaměstnanci náhradu např. v částce Kč 100.100,- byl by rozdíl ve výši Kč 20.000,- zdanitelným příjmem zaměstnance spolu s povinností uhradit sociální a zdravotní pojištění z tohoto příjmu.

            U zaměstnavatele by byla za daňově uznatelný výdaj uznána náhrada ve výši Kč 80.100,-. Zbylých Kč 20.000,- jež bude zdanitelným příjmem zaměstnance by bylo spolu se sociálním a zdravotním pojištěním hrazeným zaměstnavatelem daňově uznatelným mzdovým výdajem.